W tym artykule prezentuję kilka wskazówek, jak najlepiej wykorzystać program Excel, zwiększyć produktywność i zaoszczędzić czas, który można poświęcić na inne zadania - na przykład na filiżankę kawy!
1. Najgorszy wróg
Przede wszystkim poświęćmy chwilę, aby podkreślić, czego należy za wszelką cenę unikać podczas pracy z tym narzędziem, jeśli planujesz się z nim dogadać: nadmiernego używania myszy. Założę się, że myślisz: „Co? Dlaczego mam zrezygnować z myszy? Przesuwanie kursora po ekranie i klikanie w to, co chcę jest przecież przydatne”.
BŁĄD! MYSZ JEST NAJGORSZĄ OPCJĄ.
Znaczna ilość czasu spędzona na manewrowaniu dłonią, aby chwycić mysz, poruszyć kursor, kliknąć coś, potem pisać na klawiaturze, a na koniec robić wszystko od nowa, nie jest tego warta i zdecydowanie można tego uniknąć.
2. Skróty i wskazówki dotyczące klawiatury
Kiedy pozbędziesz się myszy, zaczniesz używać niezawodnych skrótów. W Excelu jest ich wiele, wykluczymy te używane w makrach. Oto te, które lubię najbardziej:
- Przejdź na koniec wiersza lub kolumny -> (CTRL + klawisze strzałek). Aby zaznaczyć linię, przytrzymaj klawisz SHIFT.
- Zaznacz całą kolumnę -> (CTRL + spacja) lub wiersz -> (SHIFT + spacja). Naciśnij oba, aby zaznaczyć cały arkusz.
- Wybierz wiersz lub kolumnę i usuń go -> (CTRL -) lub dodaj nowy -> (CTRL +)
- Dodaj nowy arkusz -> ( SHIFT + F11).
- Przeskocz między kartami: W lewo -> (CTRL + PageUp) W prawo -> (CTRL + PageDown) .
- Wklej specjalnie -> ( CTRL + ALT + V). Bardzo przydatne, gdy chcemy pozbyć się formuł i otrzymać wynik jako wartość.
Załóżmy, że stworzyłeś bardzo skomplikowaną formułę i chcesz, żeby Excel przeliczył ją dla wszystkich wierszy w twojej olbrzymiej tabeli danych. Oto mój sposób, jak w kilka chwil rozciągnąć tę formułę na wszystkie wiersze tabeli:
1. Skopiuj komórkę z twoją nową formułą. Zakładam, że znajduje się w pierwszym wierszu twojej tabeli z danymi (CTRL + C).
2. Przeskocz w lewo (lub w prawo) – w zależności, gdzie znajdują się dane, na których bazuje formuła.
3. Przejdź na sam dół tabeli (CTRL + strzałka w dół).
4. Wróć w prawo (lub w lewo) do kolumny, w której ma znaleźć się twoja nowa formuła.
5. Zaznacz komórki, do których chcesz dodać twoją nową formułę – w tym celu wciśnij klawisze (CTRL + SHIFT + strzałka w górę). Na koniec naciśnij ENTER.
Mógłbym dalej wymieniać skróty, ale ten artykuł nigdy by się nie skończył. Dlatego radzę nacisnąć klawisz ALT i wypróbować tyle kombinacji, ile uznasz za przydatne.
3. Ciężki plik
Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się otworzyć plik Excela i nagle komputer został ponownie uruchomiony? W międzyczasie masz tylko nadzieję, że nie ma aktualizacji systemu Windows, które uniemożliwiłyby ponowne uruchomienie... Zapobieganie temu, aby plik stał się zbyt ciężki lub zbyt powolny, to bardzo trudne zadanie; jest jednak kilka prostych kroków, które możemy podjąć, aby powstrzymać komputer przed eksplozją:
- Użyj rozszerzenia pliku .xlsb. To niewielka zmiana, która pomoże zaoszczędzić miejsce na dysku. Jest również znacznie szybszy niż zwykły plik Excel.
- Wklej niepotrzebne formuły jako wartość: naciśnij (CTRL + C), aby skopiować i (CTRL + ALT + V, wybierz opcję wartości), aby dodać, oprogramowanie nie będzie musiało obliczać formuły za każdym razem, gdy otwierasz plik lub wprowadzasz zmiany.
- Usuń dodatkowe arkusze: Podczas tworzenia pliku puste arkusze są niepotrzebne.
- Wiele formatów komórek w jednym arkuszu: Jeśli mamy plik pełen danych, powinniśmy starać się mieć tylko jedną czcionkę i ten sam styl komórki (obramowanie, kolor tła itp.).
- Usuń wiersze i kolumny zawierające wartości, które już nie istnieją.
4. Makra i aktualizacje
Na koniec odkryjemy świat makr w Excelu lub VBA (Visual Basic for Applications), które są przydatne zarówno do wykonywania prostych czynności - takich jak tworzenie formuł i kopiowanie wartości, jak i do pobierania danych z serwera.
Makra w programie Excel mogą być używane na wiele różnych sposobów; jednak musimy wziąć pod uwagę, że do złożonych zadań potrzebna jest wiedza w zakresie programowania. Na szczęście tym, którzy nie są zaznajomieni z tematem, Excel umożliwia zapisywanie wszystkich kroków, które wykonują. Kliknij „Record A Macro”; gdy skończysz, naciśnij go ponownie - utworzy się kod z podjętymi działaniami.
Makra są bardzo pomocne podczas wykonywania codziennych, powtarzalnych zadań. Warto dodać, że uruchamiając makro powinniśmy wyłączyć dodatkowe funkcje, by uniknąć spowolnionego działania aplikacji.
Pamiętaj o następujących komendach:
- Application.EnableEvents wyłącza wiele zdarzeń.
- Application.DisplayStatusBar wyłącza pasek stanu.
- Application.ScreenUpdating wyłącza aktualizacje (zamrażanie ekranu).
Mam nadzieję, że wybrane przeze mnie wskazówki są przydatne i pomogą ci w pełnym zakresie wykorzystać to potężne narzędzie.
