Las empresas siempre quieren automatizar sus procesos, y muchos productos en el mercado lo hacen posible. Entonces, ¿por qué es tan desafiante crear un entorno de trabajo óptimo? De hecho, si el problema del entorno de trabajo se convierte en un punto de dolor, es una buena señal porque es un punto de dolor para el crecimiento.
Considera este escenario: una pequeña compañía comienza gestionando los cheques de pago de los empleados y los recibos de los clientes. Para agilizar las operaciones, compran una herramienta. A medida que la empresa crece, también aumenta la necesidad de más herramientas para gestionar varios aspectos como informes de hojas de tiempo y seguimiento de proyectos.
Con cada etapa de crecimiento, la complejidad de los procesos incrementa; se necesitan más herramientas y, eventualmente, se tiene todo un departamento para mantenerlas. En consecuencia, el costo de usar estas herramientas supera las tarifas iniciales de las licencias.
Si los gastos de tu entorno CRM (incluyendo licencias y salarios de los empleados de soporte) superan el 5% de los ingresos generados por tu personal, es momento de considerar optimizar tu configuración.
Entonces, ¿cómo puedes optimizarla? En DataArt, tenemos una respuesta sencilla: monday.com.
¿Integrar o migrar? Esa es la cuestión
Aquí tienes tres ejemplos de cómo optimizar tu entorno de trabajo con monday.com:
- Si varios procesos imprescindibles requieren actualizaciones continuas y operaciones manuales, es preferible una migración completa a monday.com. Rastrear diferentes datos en múltiples lugares a menudo conduce a inconsistencias y pérdida de datos.
- Si tu sistema CRM no es central para tu negocio y solo usas algunas funcionalidades de monday.com además de tu conjunto principal de herramientas, la integración es adecuada. Por ejemplo: si usas Salesforce para ventas, pero quieres visualizar informes procesables en monday.com, la integración te permite aprovechar las funciones deseadas de ambas plataformas.
- Si planeas hacer la transición a monday.com pero tienes procesos complejos y múltiples fuentes de datos, se recomienda un enfoque gradual. Cambiar todo abruptamente puede ser arriesgado, por lo que comenzar con la integración y adoptar lentamente las funciones de monday.com permite una transición más fluida con el tiempo, logrando la migración de manera efectiva.
Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión, hazte algunas preguntas. Te ayudarán a comprender mejor tus necesidades y si monday.com es la solución adecuada para ti.
5 preguntas para hacerte antes de optimizar tu espacio de trabajo
- ¿Qué características únicas ofrece tu otra plataforma (o múltiples plataformas) a diferencia de monday.com?
Si no hay tales características, considera la migración. Sin embargo, si monday.com carece de algo esencial, como una plataforma de servicio como Workday o ServiceNow para centros de soporte y grandes flujos de tareas, es mejor optar por la integración. Monday.com puede rastrear proyectos y niveles de carga de trabajo, mientras mantiene la plataforma de servicio para respuestas rápidas.
- ¿Cuántos datos has acumulado a lo largo de los años?
Si tienes cientos de miles de filas de datos y no todos esos datos se necesitan a diario, sino más bien como archivo, considera conservarlos y migrar solo los datos esenciales. Este enfoque asegura una simbiosis más que una integración o migración completa.
- ¿Qué tan urgentes son las mejoras?
Si tu equipo ha usado Jira durante los últimos 15 años y surge un nuevo proyecto urgente, pero monday.com ofrece capacidades superiores de informes y gráficos de Gantt, considera integrarlo a nivel de tareas y personas mientras mantienes la programación en Jira.
La migración completa puede venir más tarde, pero es prudente avanzar de forma gradual para una mejor gestión de riesgos.
- ¿Qué resultado buscas al optimizar tu espacio de trabajo?
¿Apuntas a una funcionalidad mejorada o a un ahorro de costos? Si el ahorro de costos es esencial, recuerda que la integración tiende a ser más costosa que la migración debido a su naturaleza continua.
Por ejemplo, aunque monday.com puede ser más cara que Jira, esta última a menudo requiere numerosos plugins para una funcionalidad óptima. En tanto, monday.com ofrece amplias características por defecto.
- ¿Cuánto estás gastando actualmente para mantener tu espacio de trabajo y cómo cambiará después de la optimización?
Responder a estas preguntas puede ser desafiante ya que depende de detalles específicos, y calcular el costo total del proceso por adelantado puede ser complejo. Algunas herramientas pueden no integrarse y ciertos formatos pueden no ser compatibles con otras plataformas, lo que requiere herramientas adicionales para la transferencia de datos.
DataArt te ayudará a seleccionar el mejor enfoque de migración o integración, y te proporcionará estimaciones y cálculos de costos para todo el proceso (sin costo alguno).
Si después de considerarlo cuidadosamente, estás lista/o para probar monday.com, estamos aquí para asistirte en cada paso del camino. ¡Conoce más sobre nuestros servicios aquí!
*Ivan Rikhmaier, PMO en DataArt con más de 15 años de experiencia en el campo.
